Tietosuojakäytäntö

Säädöksen (EU) 2016/679 (”Tietosuoja-asetus") mukaisesti Eni Benelux B.V. (”Yritys" tai ”Rekisterinpitäjä") määrittää alla tietosuojaa koskevat tiedot, jotka koskevat henkilötietojesi käsittelyä – hankittu suoraan sinulta ja/tai hankittu kolmansilta osapuolilta – voiteluaineisiin ja erikoistuotteisiin liittyvien palvelujen tarjoamisen suhteen.
 
1. Rekisterinpitäjän henkilöllisyys ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä on Eni Benelux B.V., jonka rekisteröity hallinnollinen toimisto ja osoite on Rotterdam, Schouwburgplein 30-34, 3012 CL, Alankomaissa.
 
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Yritys on nimittänyt tietosuojavastaavan, johon voi ottaa yhteyttä osoitteessa DPO@eni.com
 
3. Tietojen käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet
a. Tarpeelliset lailliset ja sopimukselliset tarkoitukset –  tietojenkäsittely on välttämätöntä rekisterinpitäjän sopimuksellisten tai laillisten velvollisuuksien täyttämiseksi tai  erityisten rekisteröidyn pyyntöjen täyttämiseksi
Henkilötietojasi saatetaan käsitellä ilman suostumustasi tapauksissa, joissa tämä on tarpeellista siviili- ja verolain velvollisuuksien sekä EU:n lainsäädännön täyttämiseksi, ja viranomaisten ja muiden toimivaltaisten toimielimien hyväksymien standardien, koodien tai menettelyjen noudattamiseksi.
Lisäksi henkilötietojasi saatetaan käsitellä toimivaltaisten hallinnollisten tai oikeudellisten viranomaisten pyyntöjen täyttämiseksi, ja yleisemmin, julkisten tahojen pyyntöjen täyttämiseksi lain muodollisuuksien mukaisesti.
Henkilötietojasi käsitellään myös yrityksen palvelujen tarjoamiseen liittyviin tarkoituksiin, joita ovat erityisesti:
- sellaisten velvollisuuksien täyttäminen, jotka syntyvät yleisistä ehdoista ja/tai lisäpalvelujen ja/tai näihin sopimuksiin liittyvien palvelujen tarjoamisesta. Näissä tapauksissa tiedotamme sinulle, että henkilötietojen käsittelyssä sovellettavan lain mukaisesti suostumustasi ei vaadita, jos käsittely on tarpeen sopimuksellisten velvollisuuksien täyttämiseksi tai jos käsittely on välttämätöntä erityisten pyyntöjesi täyttämiseksi neuvottelujen aikana ja ennen kuin sopimus toteutetaan;
- osallistuminen kanta-asiakasohjelmaan, mukaan lukien esim. vaatimukset ennen pääsyä ohjelmaan, ohjelmaan liittyvän materiaalin lähettäminen, erikoispalkintojen saaminen ja toimitus, yleisesti ottaen toiminnolliset ja hallintavaatimukset liittyen ohjelmaan osallistumiseen ja hallintaan.
 
Nämä tiedot, joiden antaminen on tarpeen palvelun toiminnollisten, taloudellisten ja hallinnollisten aspektien toteuttamiseksi - käsitellään elektronisilla järjestelmillä, kirjataan erityisiin tietokantoihin ja käytetään ehdottomasti ja eksklusiivisesti sopimuksen puitteissa. Koska henkilötietojesi viestintä edellä mainittuihin tarkoituksiin on tarpeellista kaikkien sopimukseen liittyvien palveluiden ylläpitämistä ja tarjoamista varten, tämän laiminlyöminen johtaa siihen, että kyseisiä palveluita ei tarjota.
 
b. Kaupalliset ja markkinointitarkoitukset –  suostumus
Henkilötietojasi saatetaan myös käsitellä suostumuksesi mukaisesti seuraavia tarkoituksia varten, jotka ovat ominaisia rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen toiminnalle:
- markkinatutkimus, taloudelliset analyysit ja tilastot;
- rekisterinpitäjän ja/tai kolmannen osapuolen palveluiden markkinointi, mainostusmateriaalien/tietojen/kampanjamateriaalien lähettäminen ja sellaisen materiaalin lähettäminen,joka liittyy osallistumiseen aloitteissa ja tarjouksissa, jotka on tarkoitettu rekisterinpitäjän asiakkaiden palkitsemiseen;
- asiakastyytyväisyyskyselyt tarjottujen palveluiden laadusta.
 
Nämä toiminnat saattavat sisältää rekisterinpitäjän, Enin tytäryhtiöiden tai niiden kaupallisten kumppanien tuotteita ja palveluita, ja ne saatetaan suorittaa myös automatisoidun soittojärjestelmän kautta ilman operaattoria, sähköpostia, faksia tai MMS- (multimediaviestipalvelu) ja SMS-viestejä (tekstiviestipalvelu).
 
Suostumus tietojen käsittelyyn ja niiden kommunikointiin alla oleville osapuolille edellä mainittuihin tarkoituksiin on valinnaista ja voidaan peruuttaa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun lähettämällä sähköposti sähköpostiosoitteeseen privacy_benelux@eni.com.
 
c. Oikeusvaateen puolustus
Lisäksi henkilötietojasi käsitellään aina kun se on tarpeellista oikeusvaateen varmistamiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi rekisterinpitäjän osalta tai Enin hallinta-alueen sisällä toimivan toisen yrityksen osalta.
 
d. Rekisterinpitäjän lailliset edut
Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietojasi ilman suostumustasi seuraavissa tapauksissa:
- jos tapahtuu epätavallinen liiketoiminnan fuusio, myynti tai siirto, jotta voidaan suorittaa huolellisuusvelvoitteeseen liittyviä ja muita toimenpiteitä  ennen myyntiä. Tällöin käsitellään vain edellä mainittuihin tarkoituksiin vaaditut tiedot yhdistelmätietojen/anonyymien tietojen muodossa;
- olemassa olevien tarpeellisten pätevyyksien arvioimiseksi sopimuksen siirtämiseen sovellettavien lakien, sisäisen sääntelyjärjestelmän ja yrityksen menettelyjen mukaan. Lisäksi arviointi on tarpeen, jotta voidaan mahdollistaa tehokas sisäisen valvonnan ja riskinhallintajärjestelmien soveltaminen myös näiden toteutuksen aikana;
- palveluiden käytön analyysin suorittamiseen, asiakkaan kulutustottumusten ja mieltymysten tunnistamiseen, tarjottujen palveluiden kehittämiseen ja erityisten vaatimusten täyttämiseen tai sopimuksellisiin suhteisiin liittyvien aloitteiden valmisteluun, kuten asiakkaan palautekyselyt.
 
4. Henkilötietojen vastaanottajat
 
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietojasi osassa 3 ilmoitettuihin tarkoituksiin kolmansille osapuolille, kuten esim. seuraaviin luokkiin kuuluville:
- poliisivoimat, asevoimat ja muut valtion elimet, lain mukaisten velvollisuuksien, säädösten ja EU-lainsäädännön täyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisteröidyltä etukäteen hankittua suostumusta ei tarvita sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
- yritykset, organisaatiot tai yhdistykset tai emoyhtiöt, tytäryhtiöt tai osakkuusyhtiöt siviililain artiklan 2359 alaisena tai näiden ja yhteishallinnan alaisten yritysten välillä ja yhteenliittymien, yritysverkostojen ja ryhmien, tilapäisten joint venture -yritysten välillä, rajoitettuna viestintään, joka tehtiin hallinnollisessa ja/tai kirjanpitotarkoituksissa.
- vakuutusyhtiöt, jotka ovat vastuussa korvausvaatimusten käsittelystä,
- luottojen perintään erikoistuneet yritykset;
- yritykset, jotka ovat erikoistuneet yritystietoihin tai luottoon, mainostukseen tai markkinointiin
- muut yritykset, jotka tarjoavat lisäpalveluita yrityksen tarjoamiin palveluihin ja joiden kanssa rekisterinpitäjällä on erityyppisiä sopimuksia;
- muut sopimuksellisesti rekisterinpitäjään sitoutuneet yritykset, jotka tarjoavat konsultointia, palvelun toimituspalveluita, jne.
 
Rekisterinpitäjä ryhtyy äärimmäisiin varotoimiin sen varmistamiseksi, että henkilötietojesi kommunikointi edellä mainituille vastaanottajille sisältää vain tiedot, jotka vaaditaan sellaisten erikoistarkoitusten täyttämiseen, joihin se on tarkoitettu.
 
Henkilötietosi tallennetaan rekisterinpitäjän tietokantaan ja käsitellään eksklusiivisesti valtuutetun henkilöstön toimesta, jolle annetaan erityiset ohjeet käsittelymenetelmistä ja käsittelyn tarkoituksista. Tietojasi ei kommunikoida kolmansille osapuolille lukuun ottamatta edellä mainittuja tapauksia, ja niiden kommunikointi tapahtuu kaikissa tapauksissa ilmaistujen rajojen puitteissa.
Huomaa lopuksi, että henkilötietojasi ei luovuteta lukuun ottamatta yllä kuvattuja tapauksia ja/tai lain vaatimana.
 
5. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle
 
Eni S.p.A:n ja sen tytäryhtiöiden välisten sopimussuhteiden yhteydessä, ja tytäryhtiöiden  välisten sopimussuhteiden yhteydessä, henkilötietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle edellä osassa 3 mainittuihin tarkoituksiin, mukaan lukien sisällyttäminen kolmansien osapuolten jakamiin ja hallitsemiin tietokantoihin sekä Enin hallinta-alueen sisä- että ulkopuolella. Tietokannan hallinta ja näiden tietojen käsittely suoritetaan vain niihin tarkoituksiin, joihin tiedot kerättiin, ja kunnioittaen sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä kuvattuja yksityisyydensuoja- ja tietoturvastandardeja.
Aina kun henkilötietojasi siirretään EU:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä ryhtyy kaikkiin soveltuviin ja tarpeellisiin sopimuksellisiin toimenpiteisiin taatakseen riittävän henkilötietojen suojatason tämän tietosuojaa koskevan tietoilmoituksen mukaisesti, mukaan lukien muiden keinojen lisäksi Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.

6. Tietojen säilytysjakso
 
Tiedot säilytetään enintään niin kauan kuin vaaditaan niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joihin tiedot alun perin kerättiin tai käsiteltiin sovellettavan lainsäädännön puitteissa.

Tietosi säilytetään seitsemän vuoden ajan sopimussuhteen päättymisestä, jotta yrityksellä on mahdollisuus puolustaa itseään sopimukseen liittyviä mahdollisia vaatimuksia vastaan. Tämän jakson lopuksi kaikki tiedot poistetaan tai muuten tehdään tunnistamattomiksi, ellei laki vaadi joidenkin tai kaikkien näiden tietojen säilyttämistä.

7. Rekisteröityjen oikeudet
 
7.1 Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet rekisterinpitäjän keräämien ja käsittelemien henkilötietojen suhteen osassa 3 edellä mainittuihin tarkoituksiin.
 
a. Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä vahvistusta siitä, että henkilötietojasi käsitellään, ja oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja seuraaviin tietoihin: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, erityisesti kolmansissa maissa olevat vastaanottajat tai kansainväliset järjestöt, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) henkilötietojen suunniteltu säilytysaika, mikäli mahdollista, tai jos tämä ei ole mahdollista, kriteerit, joita käytetään tämän jakson määrittämisessä; (v) oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle.

b. Oikeus tietojen oikaisuun ja peruutukseen
Sinulla on oikeus oikaista kaikki virheelliset henkilötiedot ja käsittelyn tarkoituksen huomioon ottaen täydentää kaikki puutteelliset henkilötiedot, mukaan lukien lisäselvitys.
Sinulla on myös oikeus henkilötietojesi peruutukseen jostakin seuraavasta syystä: (i) henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin tai käsiteltiin muulla tavalla; (ii) tiedot käsiteltiin laittomasti; (iii) olet peruuttanut suostumuksesi, jonka perusteella rekisterinpitäjällä oli oikeus käsitellä tietojasi, eikä ole muita laillisia perusteita, jotka sallisivat rekisterinpitäjän käsittelevän niitä; (iv) et hyväksynyt käsittelyä, eikä ole syrjäyttävää oikeutettua syytä tämän tekemiseen; (v) henkilötietosi täytyy poistaa laillisen velvoitteen noudattamiseksi.
Yrityksellä on oikeus tästä huolimatta kumota nämä peruutusoikeudet, jos sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskeva oikeus on etusijalla, tai harjoittaakseen laillista velvollisuutta tai puolustaakseen oikeusvaadetta.
Sinulla on myös seuraavat oikeudet:
 
a) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada yritykselle toimitetut henkilötiedot, joita yritys on käsitellyt suostumuksen perusteella tai muilla laillisilla perusteilla,  jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja luettavassa muodossa, sekä oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle esteettä.

b) Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on oikeus pyytää yritystä rajoittamaan käsittelyä seuraavasti: (i) rekisterinpitäjän vaatimaksi ajaksi henkilötietojesi varmistamista varten, kun olet kiistänyt niiden oikeellisuuden; (ii) jos henkilötietojasi on käsitelty laittomasti; (iii) vaikka henkilötietojasi ei vaadita käsittelytarkoituksissa, mutta sinä tarvitset niiden käsittelyä  oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen; (iv) ajaksi, joka vaaditaan rekisterinpitäjän perusteltujen syiden mahdollisen ensisijaisuuden tarkistamiseksi ilmaisemasi käsittelyn vastustamiseen liittyen.

Voit harjoittaa edellä mainittuja oikeuksia ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköposti osoitteeseen privacy_benelux@eni.com, tai kirjoittamalla tietosuojavastaavalle osoitteeseen DPO@eni.com.
Sinulla on myös mahdollisuus ottaa yhteyttä pätevään tietosuojaviranomaiseen, jos tietosi on käsitelty laittomasti.